Этюд о деловой переписке.

Ситуация: нужно закупить пять компьютеров для компьютерного класса частной школы. Закупщик обращается напрямую к вендору — это компания, которая продает товары непосредственно с производства под собственным брендом. Конкретно этот вендор не работает напрямую с российскими покупателями, у них система заточена на дилеров.

Как они отвечают:

К сожалению, в связи с отсутствием технической возможности обработки продаж такого незначительного количества товара, который Вы планируете приобрести, вынуждены сообщить, что реализация продукции в указанном объеме непосредственно нашей компанией не представляется возможной.  

Список официальных партнеров вам был выслан, пожалуйста, обратитесь к любым продавцам, осуществляющим продажу запрошенных партий товара на рынке. С ними же вы сможете оговорить коммерческие условия, наиболее приемлемые для вас.

Тут по сути всё нормально, но звучит всё по-хамски. Переделаем!

Страдательный → действительный залог

Первый шаг — убрать страдательный залог и отглагольные существительные. Даже на этом этапе стало дружелюбнее.

К сожалению, у нас нет технической возможности обработать продажу такого незначительного количества товара, который Вы планируете приобрести. Наша компания не сможет реализовать продукцию в указанном объеме.

Мы выслали вам список официальных партнеров. Пожалуйста, обратитесь к любым продавцам, которые продают запрошенные партии товара на рынке. С ними же вы сможете оговорить коммерческие условия, наиболее приемлемые для вас.

Незначительное количество

Отдельный ахтунг — «такое незначительное количество товара». Это вам незначительное, а покупателю значительное. То, что ты, овца, сидишь там в офисе и отгружаешь компьютеры сотнями, не значит, что пять компьютеров — это незначительно. Зарвавшаяся ты сволочь.

К сожалению, у нас нет технической возможности обработать продажу товаров объемом до 100 единиц.

Это действительно ответ на твой вопрос

Некст степ — добавить в ответ конкретику из вопроса. Так читатель почувствует, что это не шаблонная отписка, а ответ конкретно на его вопрос:

К сожалению, у нас нет технической возможности поставить вам пять компьютеров напрямую. Прямые поставки начинаются от 100 компьютеров.

К письму прилагаем список официальных партнеров, которые продают компьютеры в розницу и мелким оптом. С ними же вы сможете оговорить коммерческие условия, наиболее приемлемые для вас.

Технические причины

Хочется объяснить, в чём заключается техническая возможность или вообще избавиться от этого термина. Лично я в «технической возможности» читаю отмазку типа «собака съела домашку».

Российское представительство «Вендор рус» не работает в России как розничный продавец: мы не имеем права отгружать товары напрямую покупателям, пробивать чеки и принимать возвраты, как это делают обычные магазины. Эту работу делают наши дилеры.

Нужный дилер

Если совсем уж хочется сделать вежливо, можно убрать «наиболее приемлемые условия» (понятно, что я договорюсь о том, что мне приемлемо). Лучше всего помочь клиенту выбрать нужного дилера:

Мы выслали вам список официальных дилеров, которые продают компьютеры в розницу и мелким оптом. Все эти компании получают поставки от нас, их товар одинаковый, а вот коммерческие условия могут различаться. По нашей информации, с учебными заведениями и частными школами работает компания «Знание-трейд».

Письмо в сборе

Добавили менеджера и личное участие:

Илья, добрый день! По поводу вашего запроса на пять компьютеров.

Мы не сможем исполнить ваш заказ напрямую: российское представительство «Вендор рус» не работает в России как розничный продавец, мы не имеем права отгружать товары напрямую покупателям, пробивать чеки и принимать возвраты, как это делают обычные магазины. Эту работу делают наши дилеры. Чтобы заказать технику напрямую, нужно разместить заказ от 100 компьютеров, срок выполнения заказа — 2 месяца.

К письму прилагаю список официальных дилеров, которые продают компьютеры в розницу и мелким оптом. Обычно они могут поставить компьютеры за 2—7 дней. Все эти компании получают поставки от нас, их товар одинаковый, а вот коммерческие условия могут различаться.

Насколько я знаю из опыта работы с дилерами, с учебными заведениями и частными школами работает компания «Знание-трейд». Их сайт: znanie-treyd.ru. Я не знаю точно, подойдут ли вам их условия, поэтому рекомендую посмотреть и на других дилеров.

Желаю успехов! Спасибо, что выбираете технику «Вендор».
Иван Петров, менеджер по работе с дилерами.